Polityka przetwarzania danych osobowych i system ochrony danych osobowych zgodnie z RODO

Sporządzona zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia (dalej "RODO") oraz z ustawą nr 18/2018 Z. z. o ochronie danych osobowych (dalej "ustawa o ochronie danych osobowych")

Administrator

Nazwa firmy: Monkeystudios s. r. o.

Adres siedziby: Sliačska 1212/1, 831 02 Bratislava - dzielnica Nové Mesto

IČO: 57480265
DIČ: 2122772245
IČ DPH: firma nie jest płatnikiem VAT

Strona internetowa: monkeystudios.com

E-mail: weare@monkeystudios.com
Telefon: +421 910 954 999

(dalej "Administrator")

Administrator (podmiot zarządzający) nie jest zobowiązany do powołania/wyznaczenia inspektora ochrony danych.

Podstawowe pojęcia

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności na podstawie powszechnie stosowanego identyfikatora, innego identyfikatora, takiego jak imię, nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji lub identyfikator internetowy, albo na podstawie jednej lub kilku cech lub właściwości stanowiących element tożsamości fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, psychicznej, mentalnej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej tej osoby.

Przetwarzanie danych osobowych oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, zmienianie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Osoba, której dane dotyczą oznacza każdą osobę fizyczną, której dane osobowe są przetwarzane.

Administrator oznacza każdego, kto samodzielnie lub wspólnie z innymi określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych oraz przetwarza dane osobowe we własnym imieniu.

Podmiot przetwarzający oznacza każdego, kto przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

Odbiorca oznacza każdego, komu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.

Inspektor ochrony danych oznacza osobę wyznaczoną przez administratora lub podmiot przetwarzający, która wykonuje obowiązki wynikające z niniejszej ustawy.

Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy osoby, której dane dotyczą, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Pseudonimizacja oznacza przetworzenie danych osobowych w taki sposób, by nie można ich było już przypisać konkretnej osobie, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji, pod warunkiem że takie dodatkowe informacje są przechowywane osobno i są objęte środkami technicznymi i organizacyjnymi uniemożliwiającymi przypisanie danych osobowych zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Zbiór danych oznacza uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie.

Strona trzecia oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, inne niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający lub osoby, które z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego mogą przetwarzać dane osobowe.

Źródła i kategorie danych osobowych

Dane osobowe zbieramy i przetwarzamy w zależności od charakteru Państwa relacji z naszym studiem, z następujących źródeł:

Bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą: informacje podane przy wypełnianiu formularza kontaktowego na stronie internetowej, przy wysyłaniu wiadomości e-mail lub przy telefonicznym zapytaniu o nasze usługi; informacje niezbędne do przygotowania umowy, wyceny i faktur (dane identyfikacyjne i płatnicze); informacje podane przez kandydatów do pracy w życiorysach i listach motywacyjnych; a także informacje podane przy zapisie do newslettera.

Poprzez monitorowanie zachowania na naszych stronach internetowych: gdy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową, zbieramy informacje automatycznie za pomocą narzędzi technicznych: dane analityczne i techniczne, w tym adres IP, typ przeglądarki, długość wizyty oraz historię przeglądania na monkeystudios.sk; informacje o tym, czy otworzyli Państwo nasz newsletter lub kliknęli zawarty w nim link (w celu poprawy jego treści); a także informacje o Państwa preferencjach uzyskane za pomocą plików cookie (więcej informacji znajdą Państwo w naszej Polityce plików cookie).

Od osób trzecich: weryfikacja informacji w Rejestrze Handlowym Republiki Słowackiej, Rejestrze Działalności Gospodarczej Republiki Słowackiej lub w systemie Finstat na potrzeby fakturowania i pewności prawnej; informacje z Państwa profili publicznych (takich jak LinkedIn), jeżeli komunikują się Państwo z nami za pośrednictwem tych platform lub jeżeli stanowią one część Państwa portfolio zawodowego. W ramach realizacji zamówień klienci mogą przekazywać nam materiały zawierające dane osobowe, jeżeli są one potrzebne do stworzenia wizualizacji, animacji lub innych zamówionych dzieł. Informacje możemy uzyskiwać także w ramach wypełniania obowiązków prawnych, na przykład przy współpracy z urzędem skarbowym lub innymi organami nadzoru.

Podstawa prawna i cel przetwarzania danych osobowych

Wykonanie umowy i stosunki przedumowne (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Cel: Obsługa Państwa zapytania dotyczącego wizualizacji 3D i usług tworzenia treści wizualnych, przygotowanie wyceny, przygotowanie dokumentacji umownej oraz samo wykonanie zamówionych usług, takich jak wizualizacje 3D wnętrz i wizualizacje zewnętrzne, animacje 3D, wirtualne spacery 360° VR oraz powiązane dzieła wizualne; komunikacja w ramach zarządzania projektem, dostarczanie dzieł cyfrowych i obsługa ewentualnych reklamacji.

Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Cel: Przechowywanie informacji w dokumentacji księgowej, wystawianie faktur oraz wypełnianie obowiązków wobec organów publicznych, takich jak urząd skarbowy i inspekcja pracy; przetwarzanie informacji o klientach, zwłaszcza o osobach prowadzących działalność na własny rachunek, oraz o pracownikach w zakresie wymaganym przez ustawę o rachunkowości, ustawę o podatku dochodowym i inne obowiązujące przepisy.

Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Cel: Marketing bezpośredni skierowany do obecnych klientów oraz ochrona interesów majątkowych spółki. Wysyłanie informacji o podobnych usługach i nowościach (newsletter dla klientów), rejestrowanie historii komunikacji w systemie CRM w celu zapewnienia ciągłości obsługi oraz zabezpieczanie sieci i danych (kopie zapasowe na zewnętrznych dyskach SSD).

Media społecznościowe (interakcja): Prowadzenie profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok), komunikacja z Państwem za pośrednictwem wiadomości i komentarzy oraz budowanie społeczności zwolenników marki.

Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Cel: Komunikacja marketingowa kierowana do potencjalnych klientów, przechowywanie życiorysów w bazie danych (talent pool) oraz wykorzystywanie opcjonalnych analitycznych/marketingowych plików cookie, jeżeli zapiszą się Państwo do newslettera, nie będąc naszym klientem, lub jeżeli wyrażą Państwo zgodę na przechowywanie życiorysu po zakończeniu procesu rekrutacji - Zgoda jest dobrowolna i mają Państwo prawo wycofać ją w każdej chwili, na przykład klikając link rezygnacji z subskrypcji w wiadomości e-mail.

Media społecznościowe (marketing i piksel): Wykorzystywanie narzędzi analitycznych i reklamowych platform społecznościowych, takich jak Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag i TikTok Pixel, w celu kierowania odpowiednich reklam i mierzenia skuteczności kampanii. Zgodę wyrażają Państwo za pośrednictwem banera plików cookie na naszej stronie internetowej.

Okres przechowywania

Państwa dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, w jakim zostały zebrane, lub przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa. Po upływie tych okresów dane bezpiecznie niszczymy.

Dane związane z wykonaniem umowy, w tym dane klientów i dostawców, przechowujemy przez czas trwania stosunku umownego.

Dokumentację księgową i faktury przechowujemy przez 10 lat następujących po roku, którego dotyczą, zgodnie z ustawą nr 431/2002 Z. z. o rachunkowości.

Dane o potencjalnych klientach (leadach), którzy nie zawarli umowy, przechowujemy przez 2 lata od ostatniej komunikacji, w celu ewentualnego nawiązania relacji biznesowej.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy przez 3 do 5 lat albo do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji.

W przypadku gdy opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie, na przykład wobec obecnych klientów, dane przechowujemy przez czas trwania relacji biznesowej i przez 2 lata po jej zakończeniu.

Przez czas trwania procesu rekrutacji, a następnie przez 6 miesięcy po jego zakończeniu, w celu ochrony roszczeń prawnych.

Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na włączenie do bazy danych (talent pool), dane przechowujemy przez 3 lata albo do czasu wycofania zgody.

Dane, do których mamy dostęp jako podmiot przetwarzający, przechowujemy wyłącznie przez czas trwania umowy o świadczenie usług. Po jej zakończeniu cofamy dostęp i usuwamy wszelkie lokalne kopie zapasowe lub kopie.

Po upływie wskazanych okresów lub po wycofaniu zgody usuwamy dane osobowe zgodnie z ustawą nr 395/2002 Z. z. o archiwach i registraturach:

Dane cyfrowe: Zostaną trwale usunięte z pamięci w chmurze, z systemu CRM i z lokalnych nośników danych.

Dokumenty papierowe: Zostaną zniszczone przez rozdrobnienie w niszczarce o poziomie bezpieczeństwa P-4.

Odbiorcy danych osobowych

Dostawcy usług chmurowych i pakietów biurowych: Podmioty zapewniające komunikację e-mail, kalendarze, współdzielone przestrzenie dyskowe oraz narzędzia do tworzenia dokumentacji.

Dostawcy systemów CRM i systemów projektowych: Podmioty dostarczające rozwiązania programowe do zarządzania relacjami biznesowymi, rejestrowania zapytań i zarządzania zadaniami w ramach projektów klienckich.

Dostawcy usług księgowych i fakturowania: Podmioty prowadzące dokumentację księgową, wystawiające faktury i zapewniające zgodność z ustawowymi obowiązkami podatkowymi.

Dostawcy wsparcia IT i hostingu technicznego: Podmioty odpowiedzialne za prowadzenie serwerów i stron internetowych oraz za utrzymanie sprzętu studia.

Operatorzy mediów społecznościowych i platform marketingowych: Podmioty udostępniające narzędzia do komunikacji, budowania społeczności, analizy ruchu i kierowania odpowiednich reklam w mediach społecznościowych. Platformy te mogą zbierać informacje za pomocą plików cookie, pikseli i innych technologii śledzących umieszczonych na naszej stronie internetowej lub bezpośrednio, gdy wchodzą Państwo w interakcję z naszymi profilami.

Organy publiczne: Podmioty, którym jesteśmy zobowiązani ujawniać dane na podstawie szczególnych przepisów prawa, takie jak urzędy skarbowe, inspektoraty i sądy.

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Administrator informuje osoby, których dane dotyczą, że przy korzystaniu z usług chmurowych (Google Workspace) i narzędzi analitycznych dane osobowe są przekazywane transgranicznie do państw trzecich (do USA). Przekazywanie to jest zabezpieczone prawnie zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA, która gwarantuje, że dostawcy w USA przestrzegają standardów ochrony danych porównywalnych z RODO. Przy korzystaniu z narzędzi mediów społecznościowych, których spółki macierzyste mają siedzibę w USA, ochrona jest zapewniona poprzez certyfikację w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania, w rozumieniu art. 22 RODO.

Środki bezpieczeństwa danych osobowych

Administrator oświadcza, że przyjął odpowiednie środki kadrowe, techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony danych osobowych.

Administrator przyjął środki techniczne zabezpieczające przechowywanie danych oraz przechowywanie danych osobowych w aktach papierowych.

Administrator oświadcza, że dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby przez niego upoważnione.

Państwa prawa

Na warunkach określonych w RODO przysługują Państwu:

• Prawo dostępu do swoich danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO
• Prawo do sprostowania danych osobowych zgodnie z art. 16 RODO
• Prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO
• Prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO
• Prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO
• Prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO
• Prawo do wycofania zgody zgodnie z art. 7 RODO, drogą elektroniczną lub na adres korespondencyjny
• Prawo do wniesienia skargi do organu ochrony danych, jeżeli uważają Państwo, że Państwa prawa w zakresie ochrony danych zostały naruszone, zgodnie z art. 77 RODO

Jak mogą Państwo zrealizować swoje prawa?

Prawo dostępu do danych

Mają Państwo prawo wiedzieć, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. Jeżeli je przetwarzamy, mogą się Państwo zwrócić do nas o dostęp do nich. Na Państwa wniosek wydamy potwierdzenie zawierające informacje o przetwarzaniu Państwa danych osobowych.

Prawo do sprostowania

Mają Państwo prawo do tego, aby przetwarzane przez nas dane osobowe były prawidłowe, kompletne i aktualne. Jeżeli Państwa dane osobowe są nieprawidłowe lub nieaktualne, mogą się Państwo zwrócić do nas o ich poprawienie lub uzupełnienie.

Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym")

W określonych okolicznościach mają Państwo prawo do usunięcia swoich danych osobowych. Mogą się Państwo w każdej chwili zwrócić do nas o usunięcie swoich danych. Państwa dane osobowe usuniemy, jeżeli:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• osoba, której dane dotyczą, wycofa zgodę, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie tej osoby,
• osoba, której dane dotyczą, wniesie sprzeciw wobec przetwarzania,
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego,
• są Państwo dzieckiem lub, w danym przypadku, rodzicem dziecka, które wyraziło zgodę na przetwarzanie danych osobowych w internecie.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Mogą się Państwo zwrócić do nas o ograniczenie przetwarzania swoich danych osobowych. Jeżeli przychylimy się do Państwa wniosku, będziemy Państwa dane osobowe wyłącznie przechowywać i nie będziemy ich w inny sposób przetwarzać. Przetwarzanie Państwa danych zostanie ograniczone, jeżeli:

• poinformują nas Państwo, że Państwa dane osobowe są nieprawidłowe, do czasu zweryfikowania ich prawidłowości,
• przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z prawem, ale nie zgadzają się Państwo na ich usunięcie i zamiast tego żądają od nas wyłącznie ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych,
• nie potrzebujemy już Państwa danych, ale są one Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony Państwa praw
• wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, do czasu zweryfikowania, czy nasze prawnie uzasadnione interesy są nadrzędne wobec Państwa przyczyn.

Prawo do przenoszenia danych

Mają Państwo prawo zwrócić się do nas o udostępnienie Państwa danych osobowych w formie elektronicznej, na przykład w postaci pliku XML lub CSV, co pozwala łatwo przenieść dane do innej firmy. Mogą się Państwo także zwrócić do nas o przekazanie Państwa danych osobowych bezpośrednio wybranej przez Państwa firmie. Państwa wniosek spełnimy, jeżeli przekazali nam Państwo dane osobowe bezpośrednio i wyrazili zgodę na ich przetwarzanie.

Prawo do sprzeciwu

Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych. Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących przypadkach:

• z uwagi na nasz prawnie uzasadniony interes,
• w celu utworzenia profilu klienta,
• mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania, jeżeli mają Państwo ku temu przyczyny osobiste.

Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowaniu

Mają Państwo prawo do tego, by nie podlegać decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa.

Państwa prawo obejmuje:

• prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony administratora
• prawo do wyrażenia własnego stanowiska
• prawo do zakwestionowania takiej decyzji

od tego prawa mogą obowiązywać wyjątki, jeżeli decyzja jest:

• niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy
• dozwolona prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego
• oparta na wyraźnej zgodzie

Prawo do wycofania zgody

Jeżeli Administrator przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie zgody lub wyraźnej zgody, mają Państwo prawo wycofać tę zgodę w każdej chwili.

Prawo do żądania wszczęcia postępowania w sprawie ochrony danych osobowych

Jeżeli uważają Państwo, że Państwa prawa w zakresie ochrony danych zostały naruszone, mogą Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, Republika Słowacka.

Jak mogą Państwo skorzystać z tych praw?

Ze swoim wnioskiem mogą się Państwo skontaktować z nami w jeden z następujących sposobów:

• pocztą elektroniczną: weare@monkeystudios.com
• telefonicznie: +421 910 954 999
• lub pocztą na adres korespondencyjny: Sliačska 1212/1, 831 02 Bratislava - dzielnica Nové Mesto

Niniejsze Zasady ochrony danych osobowych stają się ważne i skuteczne z chwilą opublikowania na stronie internetowej.