Politika obrade osobnih podataka i sustav zaštite osobnih podataka prema GDPR-u

Izrađena u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka, u skladu s člancima 13. i 14. Uredbe (u daljnjem tekstu "GDPR") i Zakonom br. 18/2018 Zb. o zaštiti osobnih podataka (u daljnjem tekstu "Zakon o zaštiti osobnih podataka")

Voditelj obrade

Naziv tvrtke: Monkeystudios s. r. o.

Adresa sjedišta: Sliačska 1212/1, 831 02 Bratislava - gradska četvrt Nové Mesto

Matični broj (IČO): 57480265
Porezni broj (DIČ): 2122772245
PDV broj: društvo nije obveznik PDV-a

Internetska stranica: monkeystudios.com

E-pošta: weare@monkeystudios.com
Telefon: +421 910 954 999

(u daljnjem tekstu "Voditelj obrade")

Voditelj obrade (Administrator) nije dužan imenovati/odrediti službenika za zaštitu podataka.

Osnovni pojmovi

Osobni podaci su svaka informacija koja se odnosi na identificiranu ili odredivu fizičku osobu, koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito putem općeprimjenjivog identifikatora, drugog identifikatora kao što su ime, prezime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji ili mrežni identifikator, ili putem jedne ili više značajki ili obilježja koja čine dio fizičkog identiteta, fiziološkog identiteta, genetskog identiteta, psihološkog identiteta, mentalnog identiteta, gospodarskog identiteta, kulturnog identiteta ili društvenog identiteta te osobe.

Obrada osobnih podataka je svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima, kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, izmjena, dohvat, uvid, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenje ili drugačije stavljanje na raspolaganje, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje.

Ispitanik je svaka fizička osoba čiji se osobni podaci obrađuju.

Voditelj obrade je svatko tko sam ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka i obrađuje osobne podatke u svoje ime.

Izvršitelj obrade je svatko tko obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade.

Primatelj je svatko kome se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li treća strana.

Službenik za zaštitu podataka je osoba koju imenuje voditelj obrade ili izvršitelj obrade i koja obavlja zadaće prema ovom Zakonu.

Izrada profila je svaki oblik automatizirane obrade osobnih podataka koji se sastoji od uporabe osobnih podataka za ocjenu određenih osobnih aspekata povezanih s fizičkom osobom, osobito za analizu ili predviđanje aspekata koji se odnose na radni učinak ispitanika, gospodarsko stanje, zdravlje, osobne sklonosti, interese, pouzdanost, ponašanje, lokaciju ili kretanje.

Pseudonimizacija je obrada osobnih podataka na takav način da se osobni podaci više ne mogu pripisati određenom ispitaniku bez uporabe dodatnih informacija, pod uvjetom da se takve dodatne informacije drže odvojeno i da podliježu tehničkim i organizacijskim mjerama kako bi se osiguralo da se osobni podaci ne pripisuju identificiranoj ili odredivoj fizičkoj osobi.

Sustav pohrane je svaki strukturirani skup osobnih podataka koji je dostupan prema posebnim kriterijima, neovisno o tome je li centraliziran, decentraliziran ili raspršen na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi.

Treća strana je fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ili osobe koje su pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade ovlaštene obrađivati osobne podatke.

Izvori i kategorije osobnih podataka

Osobne podatke prikupljamo i obrađujemo ovisno o prirodi vašeg odnosa s našim studijem iz sljedećih izvora:

Izravno od ispitanika: informacije dostavljene pri ispunjavanju kontaktnog obrasca na internetskoj stranici, slanju e-pošte ili telefonskom upitu o našim uslugama; informacije potrebne za pripremu ugovora, ponude i računa (identifikacijski i platni podaci); informacije koje dostavljaju kandidati za posao u životopisima i motivacijskim pismima; te informacije dostavljene pri prijavi na newsletter.

Praćenjem ponašanja na našim internetskim stranicama: kada posjetite našu internetsku stranicu, informacije prikupljamo automatski putem tehničkih alata: analitičke i tehničke podatke, uključujući IP adresu, vrstu preglednika, trajanje posjeta i povijest pregledavanja na monkeystudios.sk; informacije o tome jeste li otvorili naš newsletter ili kliknuli poveznicu u njemu (radi poboljšanja njegova sadržaja); te informacije o vašim preferencijama dobivene putem kolačića (više informacija potražite u našoj Politici kolačića).

Od trećih strana: Provjera informacija u Trgovačkom registru Slovačke Republike, Obrtnom registru Slovačke Republike ili sustavu Finstat radi izdavanja računa i pravne sigurnosti; informacije s vaših javnih profila (kao što je LinkedIn) ako s nama komunicirate putem tih platformi ili ako one čine dio vašeg profesionalnog portfolioa. U okviru ispunjavanja narudžbi klijenti nam mogu dostaviti materijale koji sadrže osobne podatke ako je to potrebno za izradu vizualizacija, animacija ili drugih naručenih rezultata rada. Informacije možemo dobiti i pri ispunjavanju zakonskih obveza, primjerice u suradnji s poreznim uredom ili drugim nadzornim tijelima.

Pravna osnova i svrha obrade osobnih podataka

Izvršavanje ugovora i predugovorni odnosi (čl. 6. st. 1. toč. b GDPR-a)

Svrha: Obrada vašeg upita o uslugama 3D vizualizacije i vizualne izrade, priprema ponude, priprema ugovorne dokumentacije te samo izvršenje naručenih usluga, kao što su 3D vizualizacije interijera i eksterijera, 3D animacije, virtualne šetnje 360° VR i povezani vizualni rezultati rada; komunikacija u okviru vođenja projekta, isporuka digitalnih rezultata rada i rješavanje eventualnih prigovora.

Poštovanje pravne obveze (čl. 6. st. 1. toč. c GDPR-a)

Svrha: Čuvanje informacija u računovodstvenoj evidenciji, obrada računa i ispunjavanje obveza prema tijelima javne vlasti, kao što su porezni ured i inspektorat rada; obrada informacija o klijentima, osobito samozaposlenim osobama, i o zaposlenicima u opsegu koji zahtijevaju Zakon o računovodstvu, Zakon o porezu na dohodak i drugi mjerodavni propisi.

Legitimni interes voditelja obrade (čl. 6. st. 1. toč. f GDPR-a)

Svrha: Izravni marketing prema postojećim klijentima i zaštita imovinskih interesa društva. Slanje informacija o sličnim uslugama i novostima (newsletter za klijente), bilježenje povijesti komunikacije u CRM sustavu radi osiguranja kontinuiteta usluge te osiguravanje mreže i podataka (sigurnosne kopije na vanjske SSD diskove).

Društvene mreže (interakcija): Upravljanje profilima na društvenim mrežama (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok), komunikacija s vama putem poruka i komentara te izgradnja zajednice pristaša marke.

Privola ispitanika (čl. 6. st. 1. toč. a GDPR-a)

Svrha: Marketinška komunikacija prema potencijalnim klijentima, čuvanje životopisa u bazi podataka (talent pool) i uporaba neobveznih analitičkih/marketinških kolačića ako se prijavite na newsletter, a niste naš klijent, ili ako pristanete na čuvanje svojeg životopisa nakon završetka postupka zapošljavanja - Privola je dobrovoljna i imate je pravo povući u bilo kojem trenutku, primjerice klikom na poveznicu za odjavu u e-poruci.

Društvene mreže (marketing i pixel): Uporaba analitičkih i oglašivačkih alata platformi društvenih mreža, kao što su Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag i TikTok Pixel, radi ciljanja relevantnog oglašavanja i mjerenja učinkovitosti kampanja. Privolu dajete putem banera za kolačiće na našoj internetskoj stranici.

Razdoblje čuvanja

Vaše osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za postizanje svrhe za koju su prikupljeni ili tijekom razdoblja koje zahtijevaju mjerodavni propisi. Nakon isteka tih razdoblja podatke sigurno uništavamo.

Podatke povezane s izvršavanjem ugovora, uključujući podatke o klijentima i dobavljačima, čuvamo za vrijeme trajanja ugovornog odnosa.

Računovodstvenu evidenciju i račune čuvamo 10 godina nakon godine na koju se odnose, u skladu sa Zakonom br. 431/2002 Zb. o računovodstvu.

Podatke o potencijalnim klijentima (leadovima) koji nisu sklopili ugovor čuvamo 2 godine od posljednje komunikacije, u svrhu mogućeg uspostavljanja poslovnog odnosa.

Podatke koji se obrađuju na temelju privole čuvamo 3 do 5 godina, odnosno do povlačenja vaše privole ili do odjave.

Ako se oslanjamo na legitimni interes, primjerice kod postojećih klijenata, podatke čuvamo za vrijeme trajanja poslovnog odnosa i 2 godine nakon njegova završetka.

Za vrijeme trajanja postupka zapošljavanja i nakon toga 6 mjeseci od njegova završetka, u svrhu zaštite pravnih zahtjeva.

Ako ste pristali na uvrštenje u bazu podataka (talent pool), podatke čuvamo 3 godine ili do povlačenja vaše privole.

Podatke kojima imamo pristup kao izvršitelj obrade čuvamo samo za vrijeme trajanja ugovora o usluzi. Nakon njegova završetka ukidamo pristup i brišemo sve lokalne sigurnosne kopije ili preslike.

Nakon isteka navedenih razdoblja ili povlačenja privole osobne podatke uklanjamo u skladu sa Zakonom br. 395/2002 Zb. o arhivima i registraturnom gradivu:

Digitalni podaci: Bit će trajno izbrisani iz pohrane u oblaku, CRM sustava i lokalnih medija za pohranu.

Fizički dokumenti: Bit će uništeni usitnjavanjem na stupnju sigurnosti P-4.

Primatelji osobnih podataka

Pružatelji usluga u oblaku i uredskih paketa: Subjekti koji pružaju komunikaciju e-poštom, kalendare, dijeljenu pohranu i alate za izradu dokumentacije.

Pružatelji CRM i projektnih sustava: Subjekti koji isporučuju programska rješenja za upravljanje poslovnim odnosima, bilježenje upita i upravljanje zadacima unutar klijentskih projekata.

Pružatelji računovodstvenih usluga i usluga izdavanja računa: Subjekti koji vode računovodstvenu evidenciju, izdaju račune i osiguravaju ispunjavanje zakonskih poreznih obveza.

Pružatelji IT podrške i tehničkog hostinga: Subjekti odgovorni za rad poslužitelja i internetskih stranica te za održavanje hardvera studija.

Operatori društvenih mreža i marketinških platformi: Subjekti koji pružaju alate za komunikaciju, izgradnju zajednice, analizu posjećenosti i ciljanje relevantnog oglašavanja na društvenim mrežama. Te platforme mogu prikupljati informacije putem kolačića, pixela i drugih tehnologija praćenja postavljenih na našoj internetskoj stranici ili izravno kada stupate u interakciju s našim profilima.

Tijela javne vlasti: Subjekti kojima smo dužni otkriti podatke prema posebnim pravnim propisima, kao što su porezni uredi, inspektorati i sudovi.

Prijenosi osobnih podataka u treće zemlje

Voditelj obrade obavještava ispitanike da se pri uporabi usluga u oblaku (Google Workspace) i analitičkih alata osobni podaci prekogranično prenose u treće zemlje (SAD). Taj je prijenos pravno osiguran u skladu s odlukom Europske komisije o primjerenosti u okviru EU-U.S. Data Privacy Frameworka, koja jamči da pružatelji u SAD-u poštuju standarde zaštite podataka usporedive s GDPR-om. Pri uporabi alata društvenih mreža čija matična društva imaju sjedište u SAD-u zaštita se osigurava certifikacijom prema EU-U.S. Data Privacy Framework ili standardnim ugovornim klauzulama.

Automatizirano donošenje odluka i izrada profila

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano pojedinačno donošenje odluka, uključujući izradu profila, u smislu članka 22. GDPR-a.

Mjere sigurnosti osobnih podataka

Voditelj obrade izjavljuje da je donio odgovarajuće kadrovske, tehničke i organizacijske mjere radi osiguravanja zaštite osobnih podataka.

Voditelj obrade donio je tehničke mjere za osiguranje pohrane podataka i pohrane osobnih podataka u fizičkim spisima.

Voditelj obrade izjavljuje da pristup osobnim podacima imaju samo osobe koje je ovlastio Voditelj obrade.

Vaša prava

Pod uvjetima utvrđenima u GDPR-u imate:

• Pravo na pristup svojim osobnim podacima prema čl. 15. GDPR-a
• Pravo na ispravak osobnih podataka prema čl. 16. GDPR-a
• Pravo na brisanje prema čl. 17. GDPR-a
• Pravo na ograničenje obrade prema čl. 18. GDPR-a
• Pravo na prenosivost podataka prema čl. 20. GDPR-a
• Pravo na prigovor prema čl. 21. GDPR-a
• Pravo na povlačenje privole prema čl. 7. GDPR-a, elektronički ili na adresi za dopisivanje
• Pravo na podnošenje pritužbe tijelu za zaštitu podataka ako smatrate da su vaša prava na zaštitu podataka povrijeđena, prema čl. 77. GDPR-a

Kako možete ostvariti svoja prava?

Pravo na pristup podacima

Imate pravo znati obrađujemo li vaše osobne podatke. Ako ih obrađujemo, možete od nas zatražiti pristup njima. Na vaš zahtjev izdat ćemo potvrdu koja sadrži informacije o obradi vaših osobnih podataka.

Pravo na ispravak

Imate pravo na to da osobni podaci koje obrađujemo budu točni, potpuni i ažurni. Ako su vaši osobni podaci netočni ili zastarjeli, možete od nas zatražiti njihov ispravak ili dopunu.

Pravo na brisanje ("pravo na zaborav")

U određenim okolnostima imate pravo na brisanje svojih osobnih podataka. Od nas možete u bilo kojem trenutku zatražiti brisanje svojih podataka. Vaše ćemo osobne podatke izbrisati ako:

• osobni podaci više nisu potrebni za svrhe za koje su prikupljeni ili na drugi način obrađivani;
• ispitanik povuče privolu, ako se obrada temelji na privoli ispitanika,
• ispitanik uloži prigovor na obradu,
• osobni podaci obrađivani su nezakonito,
• osobni podaci moraju se izbrisati radi poštovanja pravne obveze,
• vi ste dijete ili, ovisno o slučaju, roditelj djeteta koje je dalo privolu za obradu osobnih podataka na internetu.

Pravo na ograničenje obrade

Od nas možete zatražiti ograničenje obrade vaših osobnih podataka. Ako udovoljimo vašem zahtjevu, vaše ćemo osobne podatke samo pohraniti i nećemo ih dalje obrađivati. Obrada vaših podataka bit će ograničena ako:

• nas obavijestite da su vaši osobni podaci netočni, dok ne provjerimo njihovu točnost,
• vaše osobne podatke obrađujemo nezakonito, ali se ne slažete s njihovim brisanjem i umjesto toga od nas tražite samo ograničenje obrade vaših osobnih podataka,
• vaše podatke više ne trebamo, ali ih vi trebate radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane svojih pravnih zahtjeva
• uložite prigovor na obradu svojih osobnih podataka, dok ne provjerimo nadilaze li naši legitimni interesi vaše razloge.

Pravo na prenosivost podataka

Imate pravo od nas zatražiti da vam svoje osobne podatke dostavimo u elektroničkom obliku, primjerice kao XML ili CSV datoteku, što vam omogućuje jednostavan prijenos podataka drugom društvu. Također možete zatražiti da vaše osobne podatke prenesemo izravno društvu koje odaberete. Vašem ćemo zahtjevu udovoljiti ako ste nam osobne podatke dostavili izravno i pristali na njihovu obradu.

Pravo na prigovor

Imate pravo uložiti prigovor na našu obradu vaših osobnih podataka. Ako vaše osobne podatke obrađujemo u sljedećim slučajevima:

• zbog našeg legitimnog interesa,
• radi izrade profila kupca,
• možete uložiti prigovor na obradu ako za to imate osobne razloge.

Pravo na to da se na vas ne odnosi automatizirano pojedinačno donošenje odluka, uključujući izradu profila

Imate pravo na to da se na vas ne odnosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi, a koja proizvodi pravne učinke koji se odnose na vas ili na sličan način na vas znatno utječe.

Vaše pravo uključuje:

• pravo na ljudsku intervenciju voditelja obrade
• pravo na izražavanje vlastitog stajališta
• pravo na osporavanje takve odluke

iznimke od ovog prava mogu se primijeniti ako je odluka:

• nužna za sklapanje ili izvršavanje ugovora
• dopuštena pravom Europske unije ili države članice
• utemeljena na izričitoj privoli

Pravo na povlačenje privole

Ako Voditelj obrade obrađuje vaše osobne podatke na temelju privole ili izričite privole, imate pravo tu privolu povući u bilo kojem trenutku.

Pravo na podnošenje zahtjeva za pokretanje postupka za zaštitu osobnih podataka

Ako smatrate da su vaša prava na zaštitu podataka povrijeđena, možete podnijeti pritužbu nadzornom tijelu, Uredu za zaštitu osobnih podataka Slovačke Republike, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, Slovačka Republika.

Kako možete ostvariti ova prava?

Sa svojim zahtjevom možete nam se obratiti na jedan od sljedećih načina:

• e-poštom: weare@monkeystudios.com
• telefonom: +421 910 954 999
• ili poštom na adresu za dopisivanje: Sliačska 1212/1, 831 02 Bratislava - gradska četvrt Nové Mesto

Ova Načela zaštite osobnih podataka postaju valjana i stupaju na snagu objavom na Internetskoj stranici.